La gouvernance
Lorsqu’une SARL comprend + de 20 associés (sociétaires), un conseil de surveillance doit être institué, c’est le cas pour ARTEFACTS. Les membres de ce conseil de surveillance sont élus pour une durée maximale de 4 ans. Les 2/3 des membres du conseil de surveillance doivent être salariés de la société. Il y a incompatibilité entre la fonction de gérant et de membre du conseil de surveillance.
Notre souhait est de sécuriser et pérenniser le fonctionnement de la coopérative ainsi que d’impliquer plus encore les salariés sociétaires pour aller vers une construction de la coopérative.
Composition et liste des membres
Le CS est actuellement composé de 5 personnes :- Gaël Bernard, sociétaire (élu en juin 2022)
- Fabien Harrang, sociétaire (élu en juin 2022)
- Meryl Septier, sociétaire (élue en juin 2022)
- Erwan Bozec, sociétaire (élu en 2020)
Et précédemment :
- Lucie Clarysse, sociétaire (élue en 2021)
- Laurence Picado, sociétaire (élue en mars 2022)
- Antoine Dupré, sociétaire (élu en 2020)
- Cyrille Giquello, sociétaire (élu en 2020)
- Cécile Guillemet, sociétaire (élue en 2018)
- Philippe Cozian, sociétaire (élu en 2018)
- Nadège Prieur, sociétaire (élue en 2020)
- Pierre Simon, sociétaire (élu en 2020)
- Malvina Balmes, sociétaire (élue en 2018)
- Marc Frèrebeau, sociétaire (élu en 2016)
- Benjamin Haupais, sociétaire (élu en 2016)
- Vincent Lever, sociétaire (élu en 2016 et réélu en 2018)
Le règlement intérieur du Conseil de Surveillance
https://cloud.artefacts.coop/index.php/f/1681115 (version Assemblée générale ordinaire du 23/06/2016)Rejoindre l'instance
Les membres du conseil de surveillance sont élus lors de l'Assemblée Générale pour une durée de 4 ans. Pour rejoindre le CS, il faut être salarié ou sociétaire.Comment candidater : Les candidatures doivent être adressées à la cogérance au moins 15 jours avant la date de l’assemblée générale (avant la date de convocation de l'AG car votre candidature sera votée à l'AG).
Votre candidature est à déposer dans le "Cloud" dans le dossier de l'AG qui sera créé dans "ARTEFACTS ET ENTREPRENEURS / Instances / AG"
Rôles de l'instance
Pour répondre à son obligation légale et morale, le contrôle de gestion de la société, le Conseil de Surveillance s'est fixé plusieurs objectifs :- Permettre aux coopérateurs de connaître les écarts existants entre les décisions prises en AG et les actions effectuées par les gérants.
- Remonter les actions illégales dont on aurait connaissance, constatées s'il y a lieu.
- Avoir une vision globale des actions des gérants.
- Être vigilant sur l'équité de traitement entre les membres de l'équipe d'appui et entre l'équipe d'appui et les coopérateurs.
- Permettre aux coopérateurs d'être acteurs et décisionnaires éclairés de la coopérative.
- Dialoguer avec la gérance sur ses pratiques et questionnements, de façon à favoriser une prise de recul et à ce qu'elle anticipe les erreurs potentielles.
Accords de groupe / Fonctionnement
Temps de travail concentrés :- nous discutons, décidons et produisons lors des temps de réunions.
- Production des compte-rendus, transmis à la co-gérance et aux coopérataires. Ils sont disponibles dans le cloud "ARTEFACTS ET ENTREPRENEURS / Instances / CONSEIL DE SURVEILLANCE".
Approche collégiale :
- étant basé sur le volontariat il est attendu que chacun.e.s soit moteur du CS.
- l'enjeu étant de mettre le groupe à niveau de l'exercice de gérance, chaque initiative contribue à l'élévation du socle commun.
- pour garder le fil de nos activités entre les temps de réunion un.e animateur.trice est nommé à tour de rôle
Rôle de l'animateur (tournant) :
Organisation des réunions à l'année :
• SEPTEMBRE : accueil des nouveaux après élection à l’AG
- tour de tables des attentes, des aspirations, des compétences des uns et des autres
- présentation :
- des objectifs du CS (meilleure connaissance du sociétariat, budgets prévisionnels et réalisés, etc.)
- du fonctionnement à l'année pour y parvenir => convenir des dates de rencontres pour l'année + mettre dans la boucle les co-gérants (avec objectifs, livrables des séances, timing, animation, etc.)
- clés de lecture du budget de la coopérative
• NOVEMBRE :
- temps de travail d'élaboration du comparatif du budget sur 3 ans, commission (binôme membre du CS et co-gérant)
=> inviter les co-gérants
• DECEMBRE : avec les co-gérants
- présentation du comparatif du budget sur 3 ans
- travail sur le budget prévisionnel
- interviews des co-gérants
• CA de décembre : point d'étape sur le travail réalisé.
• JANVIER : constitution des commissions (binômes qui mènent des "chantiers" en autonomie puis les présentent et les font valider en grand groupe)
• FEVRIER / MARS : travail des commissions (en autonomie)
• CA de MARS
• AVRIL : Post CA de mars
- travail sur le budget
- présentation du travail accompli par les commissions
• JUIN : Prépa AG + prépa du doc à déposer au greffe "rapport du CS à destination --> se referer à \ownCloud\Conseil de surveillance\2019\2019-06-27-Rapport-Conseil-surveillance.pdf
• AG :
- speech (explication des missions du CS, reprise du rapport au greffe et du travail réalisé durant l'année, ainsi que des chantiers en cours)
- élection
- Fixer la date de septembre, l'objectif et l'ordre du jour "timé" de la réunion
Liste des Comptes-rendus
https://cloud.artefacts.coop/index.php/f/1681114Productions du CS à ce jour
• Comprendre les obligations légales du CS.• Constituer le règlement intérieur du CS.
• Définir les objectifs du CS spécifiquement pour Artéfacts.
• Définir nos actions dans le cadre de nos ressources.
• Centraliser les ressources ayant attrait aux missions du CS.
• Trouver la place du Conseil de Surveillance entre Gérance et Assemblée des Sociétaires, Comité Social et Économique (anciennement intitulé "Délégation du personnel").
• S'entretenir régulièrement avec la Gérance : tâches, capacité.
• Apporter une écoute aux questions stratégiques : CICE, Artéfacts spectacle, Co-Gérance, missions subventionnées, accompagnement individuel, traitement des sujets à voter, provision sur investissements...
• Construire et animer (avec la Gérance la formation "Enjeux du sociétariat".
Atelier initiation au sociétariat / formation sociétaire socle.
(Comprendre l’environnement de la coopérative, préparer son entrée dans la coopérative en tant que sociétaire).
• Éditer un quizz d'auto évaluation "suis-je un bon coopérateur ?" en complément
• Former les membres du CS à la lecture du Budget : apprendre à repérer les différentes masses économiques et leur interactions.
• Se familiariser avec les statuts.
• ... (à compléter au fur et à mesure des actions menées par le CS)
Les outils du CS
• Messagerie instantannée, Framateam:- • canal CS public : échanges privés entre les membres CS
- • canal CSE-CS : échanges privés entre le CS et le CSE
- • canal CS-Cogérants : échanges privés entre le CS et les Cogérants
- • canal Conseil Surveillance : échanges publics entre le CS et tous les autres coops
• Framapad : dossier mypad affiché dans l'en-tête du canal framateam
• Stockage de fichiers :
- • Cloud d'Artefacts, dossier privé "Conseil de surveillance" partagé entre les membres du CS
- • Cloud d'Artefacts, dossier public Artefacts et entrepreneurs / Instances / CONSEIL DE SURVEILLANCE (le CS y dépose les CR de réunion)
Contacter l'instance et échanger
Pour contacter le CS, deux canaux :- Par email via la liste de discussion, en envoyant un mail à cs-artefacts[at]listes.comptoir.net
- Sur le Framateam sur le canal "Conseil surveillance"
Gourvernance gouvernance