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La Foire Aux Questions

Devis et Facture (Vente)


Est-il obligatoire de faire un devis ?


Non ce n'est pas obligatoire mais fortement conseillé pour vous protéger avant de démarrer tout travail.

Signer un devis c'est s'entendre sur un prix, une date de livraison, une mission précise (là où s'arrête votre partie par exemple), etc...
En cas de litige à la fin de la prestation, de la livraison du bien, ce devis signé sera utile pour arbitrer juridiquement car la signature créée un engagement contractuel.
Ce devis peut-être accompagné de Conditions Générales de Vente pour préciser encore plus les responsabilités de chaque partie.

Dois-je faire obligatoirement un devis pour éditer une facture ?


Non, le module facturation de enDI est disponible directement sans passer par l'étape "devis".

Est-ce que je peux modifier une facture validée


J'ai fait une erreur sur une facture qui est déjà validée, est-ce que je peux la modifier ou la supprimer ?

Non, une fois validée, une facture ne peut subir aucune suppression ou modification, elle est "figée".

Pour la rectifier, il faut générer un avoir pour le montant de la facture (total ou partiel), puis éditer une nouvelle facture de remplacement avec le bon montant ou la bonne adresse du client, etc....
Pensez à fournir l'avoir et la nouvelle facture (les deux pièces) à votre client pour sa propre comptabilité.
Par ailleurs, normalement il n'y a pas lieu de supprimer une facture dans la mesure où celle-ci intervient en fin de prestation ou au livraison du bien, à part les factures d'acompte, ou intermédiaires par exemple.

Veuillez à justifier toutes demandes d'avoir, sinon l'équipe administratif les invalidera.

Puis-je changer la date d'une facture ?


J'ai fait une facture validée le 15/09/N mais après avoir discuté avec mon client, il voudrait que celle-ci porte la date du 15/08/N, est-ce possible de changer?

Non, absolument pas possible de changer une date de facture dans la mesure où celle-ci s'inscrit dans une chronologie commune à l'ensemble des factures d'Artefacts, toutes activités confondues. C'est un principe "pilier" de la comptabilité, la chronologie doit être respectée. Ainsi toutes les factures portent la date de validation, quoi qu'il arrive.

Quid de la TVA pour les associations non assujetties ?


Mon client est une association et il est non assujettie à la TVA, dois-je de mon côté en appliquer ?

Oui, même si votre client est une association non assujettie et qu'il ne pourra pas récupérer la TVA déductible de votre facture, de notre côté on est une SARL SCOP et on est assujetti.

La question à se poser c'est "qui vend la prestation" et non "qui achète". Sur une prestation ou une livraison de bien classique (hors exception formation professionnelle, export, échanges intracommunautaires) on applique la TVA, quelque soit le type de client en face.
Attention donc à bien négocier un tarif HT avec votre client, en prévenant que vous appliquerez la TVA dessus pour éviter tout malentendu.

Pour faciliter la tâche aux deux parties, notre logiciel enDI permet d'afficher le HT et le TTC pour chaque ligne de produit.

On me demande d'utiliser Chorus Pro


Je travaille pour une collectivité territoriale, une administration, etc... Qui me demande de déposer ma facture sur Chorus Pro, comment ça marche ?

Deux étapes ici :
- il faut éditer sa facture sur enDI comme une facture normale
- PUIS une fois validée, la déposer sur CHORUS PRO.
- Ensuite suivre le tuto pour faire votre dépôt sur Chorus Pro, avec en première étape l'inscription à la plateforme
- Le tuto est disponible dans le cloud : ARTEFACTS ET ENTREPRENEURS -> DOCUMENTATION ADMIN -> CHORUS PRO

Faire une facture pour un client résident hors de France


Je dois facturer à un client (particulier ou professionnel) résidant à l'étranger, hors union européenne, comment fait-on ?

La facture sera obligatoirement en euros car nous ne pouvons pas facturer sous une autre devise. Par contre, il est de bon ton d'y inscrire la conversion au taux du jour de la devise concernée pour que le client ou la cliente puisse directement voir le prix formulé selon la devise qu'il ou elle utilise.

Appliquer la mention proposée sur enDI relative aux ventes export hors Union Européenne.

Des sites peuvent vous aider pour la conversion
- https://fr.exchange-rates.org pour le jour même
- https://www.xe.com/fr/currencytables permet d'indiquer une date (historique des taux de change)

Pour un client résidant dans l'Union Européenne, comment fait-on ?

Ici deux cas :

- Le client ou ma cliente est un.e professionnel.le et il.elle vous fournit son Numéro Intracommunautaire, dans ce cas vous facturez HT, en choisissant la mention proposée sur enDI relative aux ventes dans l'UE.
L'équipe admin vérifie que le numéro est correct via la plateforme Europa (vous pouvez aussi vérifier vous même)
Si le numéro est invalide, on doit appliquer la TVA, de même que si le client ou la cliente n'est pas en capacité de fournir sous numéro intracommunautaire.

- Le client ou ma cliente est un.e particulier.e, alors dans ce cas, on doit facturer comme pour une personne particulière en France et donc appliquer la TVA.

Relations Commerciales


Un client refuse de me payer


Un client refuse de me payer, que puis-je faire ? Comment ça va se passer pour la facture en question ?

Premièrement vous faites une relance. Si elle reste sans réponse, il faut avertir la personne en charge de comptabilité sur votre territoire au sein de la coop'.

A partir de là, si le problème persiste malgré les relances faites par la coop', une injonction à payer (issue du tribunal de commerce ) peut être envoyée à votre client. Les frais de l'injonction sont à votre charge. Par ailleurs, le litige concernant le règlement étant constaté, votre créance passera en "client douteux" et sera provisionné jusqu'à paiement de la dite facture.

Ce n'est pas la coopérative qui supporte les impayés.

Dans quels cas demander une facture d'acompte ?


Il n'y a pas de montant minimum à partir duquel demander un acompte, ceci étant cela peut être judicieux pour les cas où :
- c'est un nouveau client, la relation de confiance n'est pas encore établie et vous voulez vous assurer d'une partie du paiement dès le départ
- vous avez des frais à engager pour honorer votre commande client : matières premières pour créer un bien, déplacements pour une prestation, etc...
- Il s'agit d'une prestation assez longue dans le temps (plusieurs mois) et cela permet d'avoir une "entrée effective" dès le début et de ne pas attendre la fin des mois en question pour enregistrer une entrée effective sur votre plan de trésorerie.
- Participer à la gestion saine de la trésorerie collective sur les comptes bancaires d'Artefacts. Le versement d'un acompte permet de soulager la trésorerie de la coop' Artéfacts en ne faisant pas supporter sur cette dernière les salaires couverts par cette prestation n'ayant pas encore été payée.

Il y a vraiment plusieurs raisons, différentes motivations derrière la génération d'une facture d'acompte. Par ailleurs, pour un ordre d'idée les ratio sont généralement de 30/70 ou 50/50.

Gestion et administratif


Notes de dépenses


Les notes de dépenses (Achat ou Frais) sont à saisir dans enDI, une ligne par justificatif. Exception pour les déplacements: un aller/retour en train ou voiture tient sur une ligne). Chaque justificatif doit être imprimé et transmit à l'équipe.

Pour le choix de la période, si on a des frais qui remonte à Janvier mais qu'on édite la NDD au mois d'octobre, on choisit octobre pas janvier. Si la date de dépôt des frais qui compte, pas la date du frais.

Ne pas faire une demande de validation de la NDD tant que les justificatifs ne sont pas prêts à être transmit.

Aide pour Nextcloud


Partager un fichier ou un dossier

Partage à l'aide d'un lien qui donne accès à toute personne en possession du lien.

La video locale: nextcloudliendepartage.mp4 (1.5MB)
La video PeerTube: Video créer/supprimer un lien de partage de fichier ou dossier



D'autres sources d'aide


Un tutoriel est présent sur le wiki sur cette page
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