Nos outils : les incontournables

Les outils annexes

La liste de diffusion par email permet aux entrepreneurs de recevoir et d'envoyer les informations importantes devant être portées absolument à la connaissance de tous (prochains temps de gouvernance, etc).

Quels usages ?

• Effectuer des annonces relatives à la vie de la coopérative
• Inviter à rejoindre un travail en cours
• Partager des appels d'offre
• Pointer vers les espaces d'échanges / mettre à disposition des documents de travail

/!\ La liste de diffusion n'est pas une liste de discussion.

Cet outil de communication interne est partagé avec l’équipe administrative et les coopérateurs qu’ils soient accompagnés (CAPE) ou entrepreneurs salariés associés (ESA). Il permet d’informer sur des sujets professionnels et sur la vie de la coopérative.

Qui y a accès ?

Tous les entrepreneurs CAPE et ESA et d'autres personnes du réseau très proche (exemple : Benjamin Cadon du Labomedia)

Qui l'administre?

La liste de discussion est administrée par les équipes d'administration et d'accompagnement.

Modalité d'inscription

Tous les entrepreneurs CAPE et ESA y sont inscrits dés leur entrée dans la coopérative.

Règles d'utilisation pour un usage fertile / bonnes pratiques

Pour écrire à l'ensemble des abonnés, il suffit d'envoyer un mail à cooperateurs@artefacts.coop

Quelques règles d'usage :

• Sauf exception, ne jamais répondre sur la liste de discussion, mais répondre uniquement à l'expéditeur ou poursuivre les échanges sur le framateam
• Un objet clair. Soyez explicites dans l'objet de vos mails, il est important pour vos destinataires de pouvoir se faire une idée du contenu de votre message.
• Un mail = un sujet. Si votre mail contient plusieurs sujets, préférez plusieurs mails distincts qui favoriseront les échanges et la capacité des destinataires à s'y retrouver.
• Un sujet en rapport avec le Schmilblick. Avant d'envoyer un mail, assurez vous qu'il est en lien direct avec le sujet qui intéresse la liste de discussion.
• Le contenu doit être concis. Plutôt qu'un long mail, préférez un court paragraphe, si l'information ne tient pas en quelques lignes, préférez les pièces jointes ou les liens vers des documents en ligne.
• Évitez les destinataires multiples. Lorsque vous envoyez un mail, vous pouvez être tenté de mettre en copie une personne qui n'y est pas abonnée ou une autre liste de discussion, il faut absolument vous l'interdire et effectuer des envois séparés.
• Externalisez les débats. Souvent, un sujet de discussion va provoquer des débats assez rapides, n'hésitez pas à y couper court en proposant d'autres supports plus constructifs.
• Utilisez les pièces jointes avec parcimonie. Les pièces jointes légères ne posent pas de soucis, mais préservez l'espace de stockage des messageries de vos destinataires en limitant la taille de vos pièces jointes et préfèrent des liens vers ces fichiers.

• Vide de sens = Rempli de désagréments. N'envoyer pas de mail à la liste qui n'ai pas de vrai contenus (« merci Didier ») : vous seriez assimilé à un Troll, et en plus tout le monde s'en fiche ! Si vous vous sentez un besoin irrépressible de faire une blague ou de remercier, contentez vous de répondre uniquement à votre destinataire.

Tuto d'utilisation

Un tuto complet sur l'usage des listes de discussion via ce lien .

Nextcloud est notre espace de stockage commun pour partager des fichiers et agendas, que ce soit entre entrepreneurs ou avec l'équipe admin.

Quel usage pour Artefacts?

• Stockage de fichiers
• Partage de fichiers

Dans le Owncloud, vous trouverez des informations partagées entre les entrepreneurs et...

• l’équipe administrative sur le plan social et commercial : Paies, devis, factures, conventions...
• le collectif via des documents mutualisés : ressources documentaires, bases de données, marchés, infos projets...
• les pôles auxquels ils participent.

Le Owncloud est un logiciel libre qui peut être vu comme une alternative à Dropbox ou à Googldrive.

Qui y a accès ?

Tous les membres d'artefacts (CAPE+ESA) et possibilité de faire des liens externes pour des clients ou des personnes extérieures.
Sauf ressources individuelles, l'ensembles des ressources pouvant être ouvertes vers l'extérieur sont déjà mises en lien sur l'espace d'aiguillage afin d'éviter la divulgation d'informations confidentielles.

Quels interlocuteurs ?

Création des comptes et questions simples :

• Laure et Audrey sur Tours et Nantes
• Julien sur Orléans

• Administration système, installation et questions tehcniques :
  • Guillaume, Marc ou Luc

Lien pour y accéder

Accéder au Nextcloud

Modalité d'inscription

Inscription automatique et partage des dossiers utiles lors de l'entrée dans la coopérative en CAPE ou ESA.

Règles d'utilisation pour un usage fertile / bonnes pratiques

• Penser écologie : une ressource mise dans un dossier partagé sera dupliquée sur le PC de la personne, sur les PC des personnes en partage et sera sur le cloud. Un ménage régulier de ses fichiers (lourds) obsolètes est conseillé car le stockage par individu est de 2Go.
• Ne pas supprimer de fichier sans le consentement de son propriétaire/des personnes susceptibles de l'utiliser.
• Partager en conscience : attention aux liens externes effectués, vérifier que les licences / autorisations de partage associés aux fichiers, dossiers et sous dossiers que vous partagez permettent leur partage

Aide et Tuto d'utilisation

Voir la page NextCloud-aide qui contient des tutos et des liens.

L'ERP enDI permet de générer des documents liés aux activités commerciales tout en assurant une vision d'ensemble de l'activité.

Quel usage ?

Il sert à la gestion de l'activité commerciale et de suivi des entrepreneurs.

La partie ERP d'enDI est utilisée pour gérer :

• L'édition des devis, factures par les entrepreneurs et leur validation par l'équipe d'appui
• L'édition, la soumission des notes de frais par les entrepreneurs et leur validation par l'équipe d'appui

Qui y a accès ?

Chaque entrepreneur en CAPE et en ESA a accès à enDI, mais uniquement aux informations les concernant.

Seuls les personnes suivantes ont accès aux informations concernant d'autres qu'eux même dans le cadre de leur rôle d'appui et de suivi :

• Audrey Berouard - Comptable et co-gérante
• Laure Vivier - Chargée d'accompagnement
• Barbara Girard - Chargée d’administration

Quels interlocuteurs ?

Inscriptions / configurations de base / problèmes simples :

• Laure, Barbara et Audrey

Problème technique :

• Signalement sur le

Lien pour y accéder

Modalité d'inscription

Inscription automatique lors de l'entrée dans la coopérative en CAPE ou ESA.

Tuto d'utilisation

• Aide disponible sur enDI.