La Foire Aux Questions (FAQ)
La Foire Aux Questions (FAQ)
La foire aux questions est découpée en plusieurs pages que voici :
- Pour l’administratif et financier comme la facturation, la relation commerciale, la TVA, Chorus Pro -> Devis et Facture (Vente)
- Des infos et tuyaux sur la Vie coopérative c'est par là Vie De La Coopérative
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La Foire Aux Questions
La Foire Aux Questions
Devis et Facture (Vente)
▼ Table des matières
Numéro de SIRET des clients professionnels obligatoire dans Endi à compter du 22/06/23
Suite à la mise à jour d’endi du 22 juin 2023, le numéro SIRET des clients pro doit obligatoirement figurer sur les devis et les factures, dans Endi l’info est demandée dès la création du client.L’information n’est pas demandée pour les clients particuliers.
Cette évolution a été mise en place en vue de la facturation dématérialisée qui sera obligatoire pour les grosses entreprises à partir du 1er juillet 2024, et à partir du 1er janvier 2026 chez Artéfacts.
Au besoin vous pouvez utiliser ce site pour rechercher le SIRET ou SIREN d'une structure : https://www.sirene.fr/sirene/public/recherche
Maj le 07/07/23
Est-il obligatoire de faire un devis ?
Non ce n'est pas obligatoire mais fortement conseillé pour vous protéger avant de démarrer tout travail.
Signer un devis c'est s'entendre sur un prix, une date de livraison, une mission précise (là où s'arrête votre partie par exemple), etc...
En cas de litige à la fin de la prestation, de la livraison du bien, ce devis signé sera utile pour arbitrer juridiquement car la signature créée un engagement contractuel.
Ce devis peut-être accompagné de Conditions Générales de Vente pour préciser encore plus les responsabilités de chaque partie.
Dois-je faire obligatoirement un devis pour éditer une facture ?
Non, le module facturation de enDI est disponible directement sans passer par l'étape "devis".
Est-ce que je peux modifier une facture validée
J'ai fait une erreur sur une facture qui est déjà validée, est-ce que je peux la modifier ou la supprimer ?
Non, une fois validée, une facture ne peut subir aucune suppression ou modification, elle est "figée".
Pour la rectifier, il faut générer un avoir pour le montant de la facture (total ou partiel), puis éditer une nouvelle facture de remplacement avec le bon montant ou la bonne adresse du client, etc....
Pensez à fournir l'avoir et la nouvelle facture (les deux pièces) à votre client pour sa propre comptabilité.
Par ailleurs, normalement il n'y a pas lieu de supprimer une facture dans la mesure où celle-ci intervient en fin de prestation ou au livraison du bien, à part les factures d'acompte, ou intermédiaires par exemple.
Veuillez à justifier toutes demandes d'avoir, sinon l'équipe administratif les invalidera.
Puis-je changer la date d'une facture ?
J'ai fait une facture validée le 15/09/N mais après avoir discuté avec mon client, il voudrait que celle-ci porte la date du 15/08/N, est-ce possible de changer?
Non, absolument pas possible de changer une date de facture dans la mesure où celle-ci s'inscrit dans une chronologie commune à l'ensemble des factures d'Artefacts, toutes activités confondues. C'est un principe "pilier" de la comptabilité, la chronologie doit être respectée. Ainsi toutes les factures portent la date de validation, quoi qu'il arrive.
Quid de la TVA pour les associations non assujetties ?
Mon client est une association et il est non assujettie à la TVA, dois-je de mon côté en appliquer ?
Oui, même si votre client est une association non assujettie et qu'il ne pourra pas récupérer la TVA déductible de votre facture, de notre côté on est une SARL SCOP et on est assujetti.
La question à se poser c'est "qui vend la prestation" et non "qui achète". Sur une prestation ou une livraison de bien classique (hors exception formation professionnelle, export, échanges intracommunautaires) on applique la TVA, quelque soit le type de client en face.
Attention donc à bien négocier un tarif HT avec votre client, en prévenant que vous appliquerez la TVA dessus pour éviter tout malentendu.
Pour faciliter la tâche aux deux parties, notre logiciel enDI permet d'afficher le HT et le TTC pour chaque ligne de produit.
Exonération de la TVA sur la formation professionnelle
Cette exonération de TVA n’est possible que si nous avons l’agrément Qualiopi ou si le client (un OF) qui nous sous-traite est lui-même reconnu Qualiopi.Le simple fait d’être organisme de formation, ce qui est notre cas, n’est plus suffisant pour facturer sans TVA.
Le mieux serait donc de demander une attestation à votre client qui précise qu’il est Qualiopi. Attestation qu’il doit avoir en tant qu’OF et de mettre cette attestation sur Endi, attachée à la facture de vente.
Si l’OF ou le client final n’est pas Qualiopi, c’est 20% de TVA obligatoirement.
Maj le 23/06/23
On me demande d'utiliser Chorus Pro
Je travaille pour une collectivité territoriale, une administration, etc... Qui me demande de déposer ma facture sur Chorus Pro, comment ça marche ?
Deux étapes ici :
- il faut éditer sa facture sur enDI comme une facture normale
- PUIS une fois validée, la déposer sur CHORUS PRO.
- Ensuite suivre le tuto pour faire votre dépôt sur Chorus Pro, avec en première étape l'inscription à la plateforme
- Le tuto est disponible dans le cloud : ARTEFACTS ET ENTREPRENEURS -> DOCUMENTATION ADMIN -> CHORUS PRO
Faire une facture pour un client résident hors de France
Je dois facturer à un client (particulier ou professionnel) résidant à l'étranger, hors union européenne, comment fait-on ?
La facture sera obligatoirement en euros car nous ne pouvons pas facturer sous une autre devise. Par contre, il est de bon ton d'y inscrire la conversion au taux du jour de la devise concernée pour que le client ou la cliente puisse directement voir le prix formulé selon la devise qu'il ou elle utilise.
Appliquer la mention proposée sur enDI relative aux ventes export hors Union Européenne.
Des sites peuvent vous aider pour la conversion
- https://fr.exchange-rates.org pour le jour même
- https://www.xe.com/fr/currencytables permet d'indiquer une date (historique des taux de change)
Pour un client résidant dans l'Union Européenne, comment fait-on ?
Ici deux cas :
- Le client ou ma cliente est un.e professionnel.le et il.elle vous fournit son Numéro Intracommunautaire, dans ce cas vous facturez HT, en choisissant la mention proposée sur enDI relative aux ventes dans l'UE.
L'équipe admin vérifie que le numéro est correct via la plateforme Europa (vous pouvez aussi vérifier vous même)
Si le numéro est invalide, on doit appliquer la TVA, de même que si le client ou la cliente n'est pas en capacité de fournir sous numéro intracommunautaire.
- Le client ou ma cliente est un.e particulier.e, alors dans ce cas, on doit facturer comme pour une personne particulière en France et donc appliquer la TVA.
- Note: Quid du "DES" ou déclaration mensuelle aux douanes ?
Sous-traiter à une autre personne d'Artéfacts une partie d'une prestation avec un client final au bout ?
Cf Comment effectuer une facture Interne ?Comment répartir une facture entre plusieurs coopérataires ?
Cf Comment effectuer une facture Interne ?Comment se répartir une subvention entre plusieurs coopérataires et facilité le suivi (nécessite la création d'une enseigne dédiée au projet)
Cf Comment effectuer une facture Interne ?Comment effectuer une facture Interne ?
Cf la procédure présente dans le cloud dans le dossier ARTEFACTS ET ENTREPRENEURS/Documentation Admin/Procédure - note interne le fichier Mode opératoire - facturation interne.pdfRelations Commerciales
Un client refuse de me payer
Un client refuse de me payer, que puis-je faire ? Comment ça va se passer pour la facture en question ?
Premièrement vous faites une relance. Si elle reste sans réponse, il faut avertir la personne en charge de comptabilité sur votre territoire au sein de la coop'.
A partir de là, si le problème persiste malgré les relances faites par la coop', une injonction à payer (issue du tribunal de commerce ) peut être envoyée à votre client. Les frais de l'injonction sont à votre charge. Par ailleurs, le litige concernant le règlement étant constaté, votre créance passera en "client douteux" et sera provisionné jusqu'à paiement de la dite facture.
Ce n'est pas la coopérative qui supporte les impayés.
Dans quels cas demander une facture d'acompte ?
Il n'y a pas de montant minimum à partir duquel demander un acompte, ceci étant cela peut être judicieux pour les cas où :
- c'est un nouveau client, la relation de confiance n'est pas encore établie et vous voulez vous assurer d'une partie du paiement dès le départ
- vous avez des frais à engager pour honorer votre commande client : matières premières pour créer un bien, déplacements pour une prestation, etc...
- Il s'agit d'une prestation assez longue dans le temps (plusieurs mois) et cela permet d'avoir une "entrée effective" dès le début et de ne pas attendre la fin des mois en question pour enregistrer une entrée effective sur votre plan de trésorerie.
- Participer à la gestion saine de la trésorerie collective sur les comptes bancaires d'Artefacts. Le versement d'un acompte permet de soulager la trésorerie de la coop' Artéfacts en ne faisant pas supporter sur cette dernière les salaires couverts par cette prestation n'ayant pas encore été payée.
Il y a vraiment plusieurs raisons, différentes motivations derrière la génération d'une facture d'acompte. Par ailleurs, pour un ordre d'idée les ratio sont généralement de 30/70 ou 50/50.
Gestion et administratif
Notes de dépenses
Les notes de dépenses (Achat ou Frais) sont à saisir dans enDI, une ligne par justificatif. Exception pour les déplacements: un aller/retour en train ou voiture tient sur une ligne). Chaque justificatif doit être imprimé et transmit à l'équipe.
Pour le choix de la période, si on a des frais qui remonte à Janvier mais qu'on édite la NDD au mois d'octobre, on choisit octobre pas janvier. Si la date de dépôt des frais qui compte, pas la date du frais.
Ne pas faire une demande de validation de la NDD tant que les justificatifs ne sont pas prêts à être transmit.
Quel usage ?
L'ERP enDI permet de générer des documents liés aux activités commerciales tout en assurant une vision d'ensemble de l'activité.
La partie ERP d'enDI est utilisée pour gérer :
Seuls les personnes suivantes ont accès aux informations concernant d'autres qu'eux même dans le cadre de leur rôle d'appui et de suivi :
Problème technique :
Quel usage ?
Il sert à la gestion de l'activité commerciale et de suivi des entrepreneurs.La partie ERP d'enDI est utilisée pour gérer :
- L'édition des devis, factures par les entrepreneurs et leur validation par l'équipe d'appui
- L'édition, la soumission des notes de frais par les entrepreneurs et leur validation par l'équipe d'appui
Qui y a accès ?
Chaque entrepreneur en CAPE et en ESA a accès à enDI, mais uniquement aux informations les concernant.Seuls les personnes suivantes ont accès aux informations concernant d'autres qu'eux même dans le cadre de leur rôle d'appui et de suivi :
- Audrey Berouard - Comptable et co-gérante
- Laure Vivier - Chargée d'accompagnement
- Barbara Girard - Chargée d’administration
Quels interlocuteurs ?
Inscriptions / configurations de base / problèmes simples :- Laure, Barbara et Audrey
Problème technique :
Lien pour y accéder
Modalité d'inscription
Inscription automatique lors de l'entrée dans la coopérative en CAPE ou ESA.Tuto d'utilisation
- Aide disponible sur enDI.